Cumplir con el Reglamento europeo contra la deforestación, conocido como EUDR, no depende únicamente de disponer de una factura, un certificado o una declaración de nuestro proveedor. Para determinados productos incluidos en su ámbito de aplicación, la empresa debe poder disponer de la información necesaria para cumplir las obligaciones que le correspondan dentro de la cadena de suministro.
El problema aparece cuando la documentación llega, pero faltan datos, existen incoherencias o no es posible relacionar correctamente la información recibida con el producto que estamos comprando.
¿Qué ocurre, por ejemplo, si conocemos la especie de madera y el país de producción, pero no tenemos la geolocalización? ¿O si recibimos un número de referencia, pero no podemos relacionarlo claramente con la mercancía adquirida?
En estos casos, el objetivo no debería ser simplemente acumular documentos. Lo importante es identificar qué información falta, por qué es necesaria y si el expediente permite cumplir las obligaciones EUDR aplicables a nuestra empresa y a esa operación concreta.
¿Qué hacer si un proveedor entrega documentación EUDR incompleta? El primer paso es identificar exactamente qué información falta y comprobar qué obligación corresponde a nuestra empresa según su posición en la cadena de suministro. Cuando sea necesario ejercer diligencia debida, no basta con disponer de “alguna documentación”: debe recopilarse y analizarse la información requerida para poder concluir que existe un riesgo nulo o despreciable antes de introducir el producto pertinente en el mercado o exportarlo.
¿Cuándo podemos considerar que la documentación EUDR está incompleta?
No existe necesariamente un único documento llamado “certificado EUDR” que el proveedor pueda enviarnos y con el que quede resuelto automáticamente todo el cumplimiento.
La diligencia debida prevista por el Reglamento se basa en la recopilación de información, la evaluación del riesgo y, cuando corresponda, la adopción de medidas para reducir ese riesgo.
Por tanto, un expediente puede estar incompleto aunque el proveedor haya enviado varios archivos si esos documentos no permiten obtener o verificar la información que necesitamos. La Comisión Europea señala expresamente que la diligencia debida no es un simple proceso de marcar casillas, sino que debe permitir alcanzar un nivel de riesgo nulo o despreciable.
Puede consultarse directamente la información de la Comisión Europea sobre cómo funciona la diligencia debida bajo el EUDR .
¿Qué información puede faltar en una compra de madera?
Cuando una empresa tiene que ejercer diligencia debida, el artículo 9 del Reglamento (UE) 2023/1115 establece la información, documentos y datos que debe recopilar.
En productos de madera incluidos en el ámbito de aplicación pueden ser relevantes, entre otros, los siguientes elementos:
La lista exacta y las obligaciones que correspondan dependerán del papel de la empresa dentro de la cadena de suministro y de la operación concreta. Por eso, antes de pedir documentación de forma indiscriminada, conviene saber qué empresas de la madera están afectadas por el EUDR y qué posición ocupan .
Si quieres profundizar específicamente en la información que puede formar parte del expediente, también puedes consultar nuestra guía sobre qué documentos e información pueden ser necesarios para cumplir con el EUDR .
El texto consolidado del Reglamento (UE) 2023/1115 puede consultarse directamente en EUR-Lex .
¿Qué hago si detecto que falta documentación EUDR?
Encontrar una carencia documental no significa que tengamos que empezar de cero. Lo importante es convertir el problema en una lista concreta de información pendiente y mantener la trazabilidad de las comunicaciones.
Revisa qué tienes y qué falta
Antes de volver a escribir al proveedor, revisa el expediente completo. Separa la información disponible de los datos que todavía no han sido aportados o que no pueden verificarse.
Comprueba si la información corresponde realmente a la operación
No basta con que exista un documento. Debe ser posible vincular la información recibida con el producto, lote, suministro u operación a la que corresponde.
Un dato correcto pero imposible de relacionar con la mercancía adquirida puede generar un problema de trazabilidad.
Pide únicamente la información pendiente
Una solicitud genérica como “envíame la documentación EUDR” puede provocar intercambios innecesarios.
Es preferible concretar: falta la geolocalización de determinadas parcelas, falta identificar una especie, necesitamos aclarar qué documentación corresponde al lote adquirido o falta determinada información para evaluar el riesgo.
Guarda también las solicitudes y aclaraciones
El expediente no debería limitarse a almacenar los documentos finales. Registrar qué información se solicitó, cuándo se recibió y qué incidencias aparecieron facilita reconstruir el proceso seguido.
Evalúa la información antes de cerrar el expediente
Cuando corresponda ejercer diligencia debida, recopilar la documentación es solo la primera fase. La información debe analizarse para valorar el riesgo de que el producto no cumpla los requisitos del Reglamento.
¿Puedo seguir adelante si todavía falta información?
Aquí es importante diferenciar entre realizar una compra o negociación comercial y cumplir las condiciones necesarias para introducir un producto pertinente en el mercado o exportarlo cuando nuestra empresa actúa como operador sujeto a diligencia debida.
El Reglamento establece que los operadores que deben ejercer diligencia debida tienen que recopilar la información necesaria, evaluar el riesgo y, cuando sea necesario, adoptar medidas de reducción del riesgo.
El producto únicamente puede introducirse en el mercado o exportarse cuando la diligencia debida permita concluir que existe riesgo nulo o despreciable de incumplimiento.
Si falta información necesaria para realizar correctamente la diligencia debida, no debería darse el expediente por completado simplemente porque el proveedor haya entregado una parte de la documentación.
La situación es diferente cuando el problema no consiste en que falte un dato concreto, sino en que el proveedor no facilita la documentación necesaria o no responde a las solicitudes. Hemos explicado ese escenario específicamente en qué hacer si tu proveedor no te da la documentación EUDR .
¿Tienes la documentación repartida entre proveedores, correos y expedientes?
Prepararse para el EUDR implica saber qué información tenemos, qué queda pendiente y cómo relacionarla con cada proveedor y operación.
Trázaro ayuda a centralizar y organizar la información asociada al cumplimiento documental y la trazabilidad de tus operaciones.
Contactar con TrázaroCómo evitar que la documentación incompleta se convierta en un problema recurrente
Si cada operación comienza buscando documentos en correos electrónicos, carpetas o archivos de distintos departamentos, cualquier dato pendiente puede pasar desapercibido.
Por eso conviene establecer un procedimiento antes de que llegue el siguiente suministro.
Si todavía estás definiendo este proceso, puede resultarte útil nuestra guía sobre cómo preparar un expediente EUDR paso a paso .
La propia Comisión Europea recuerda que los operadores que realizan diligencia debida deben disponer de un sistema para gestionarla y conservar durante cinco años la documentación relacionada con el proceso.
Preguntas frecuentes sobre documentación EUDR incompleta
¿Qué pasa si mi proveedor me entrega solo parte de la documentación EUDR?
Debes identificar qué información falta y determinar si es necesaria para cumplir las obligaciones que correspondan a tu empresa. Cuando exista obligación de ejercer diligencia debida, no basta con disponer de documentación parcial si esta no permite completar la recopilación de información y realizar adecuadamente la evaluación del riesgo.
¿Existe un certificado EUDR que deba pedir a todos mis proveedores?
El Reglamento no plantea el cumplimiento como la obtención de un único “certificado EUDR”. La diligencia debida incluye recopilación de información, evaluación del riesgo y, cuando resulte necesario, medidas de reducción del riesgo. La información concreta dependerá del producto y del papel que ocupe la empresa en la cadena de suministro.
¿La geolocalización es obligatoria para la madera?
Para los operadores que deben recopilar la información prevista en el artículo 9 del EUDR, se contempla la geolocalización de todas las parcelas en las que se produjeron las materias primas pertinentes utilizadas en el producto, junto con la fecha o intervalo temporal de producción.
¿Puedo completar yo la información que no me ha enviado el proveedor?
Lo relevante no es quién introduce materialmente el dato en el expediente, sino que la información utilizada sea suficientemente fiable, verificable y permita cumplir las obligaciones aplicables. No deberían suponerse o reconstruirse datos sin una fuente que permita justificarlos.
¿Qué hago si el proveedor no puede completar la información pendiente?
Debes valorar qué información falta y si esa ausencia impide cumplir las obligaciones correspondientes. Si eres un operador obligado a ejercer diligencia debida, no puedes introducir en el mercado o exportar un producto pertinente si el proceso no permite concluir que existe riesgo nulo o despreciable de incumplimiento.
¿Cuánto tiempo debe conservarse la documentación de diligencia debida?
El Reglamento establece, para los operadores sujetos a estas obligaciones, la conservación durante cinco años de la información, documentos y datos recopilados en el marco de la diligencia debida.
Convierte la documentación EUDR en un proceso, no en una colección de archivos
Detectar que falta un documento cuando necesitamos cerrar una operación genera retrasos, correos y dudas. Una gestión estructurada permite conocer qué información existe, qué está pendiente y a qué proveedor y operación corresponde.
Hablar con TrázaroLa información de este artículo tiene carácter informativo y debe interpretarse teniendo en cuenta el papel concreto de cada empresa y operación dentro del EUDR.