Recopilar documentos es uno de los primeros pasos para prepararse para el Reglamento europeo contra la deforestación, conocido como EUDR. Pero hay una pregunta que aparece rápidamente cuando una empresa empieza a organizar sus expedientes:
¿Cómo puedo saber si la información que tengo es realmente suficiente?
La respuesta no depende únicamente del número de documentos almacenados. Un expediente puede contener facturas, certificados, datos del proveedor, mapas o información sobre la madera y, aun así, no permitir completar correctamente la diligencia debida.
Para los operadores que deban ejercerla, el EUDR exige algo más: la información debe permitir identificar el producto y su origen, evaluar el riesgo de incumplimiento y justificar por qué ese riesgo es nulo o despreciable.
¿Cómo sé si he recopilado suficiente información para cumplir EUDR? La información puede considerarse suficiente para avanzar en la diligencia debida cuando permite cumplir los requisitos de información aplicables, comprobar el origen y características del producto y realizar una evaluación del riesgo suficientemente fundamentada. Si existen dudas, contradicciones o datos que impiden determinar que el riesgo es nulo o despreciable, será necesario obtener información adicional o aplicar medidas de reducción del riesgo.
¿Por qué no existe una checklist universal para saber si un expediente EUDR está completo?
Una de las dificultades del EUDR es que no existe una lista única de documentos que pueda aplicarse de la misma forma a todas las operaciones.
La Comisión Europea explica que la diligencia debida no debe entenderse como un simple proceso de marcar casillas. El procedimiento debe cubrir tres fases: recopilación de información, evaluación del riesgo y, cuando sea necesario, reducción del riesgo.
Puedes consultar la explicación oficial de la Comisión Europea sobre cómo funciona la diligencia debida bajo el EUDR .
¿Qué debe permitir acreditar la información que hemos recopilado?
El artículo 9 del Reglamento establece la información, documentos y datos que deben recopilar los operadores sujetos a diligencia debida.
En el caso de productos de madera incluidos en el ámbito del EUDR, el expediente debe permitir identificar y relacionar distintos elementos de la operación.
El texto actualizado del Reglamento puede consultarse directamente en EUR-Lex .
Si todavía estás definiendo qué información debe formar parte de tus expedientes, puedes ampliar este punto en nuestra guía sobre qué documentos e información pueden ser necesarios para cumplir con EUDR .
Entonces, ¿cómo sé si la información recopilada es suficiente?
Una forma práctica de analizarlo es comprobar si la información disponible permite responder de forma clara y documentada a varias preguntas fundamentales.
¿Sé exactamente qué producto estoy evaluando?
La información debe permitir relacionar la documentación con el producto, volumen, especie, proveedor y operación correspondiente.
¿Puedo determinar de dónde procede?
Debe existir información suficiente para determinar el país de producción y la geolocalización exigible de las parcelas de origen.
¿Puedo justificar el nivel de riesgo?
La información debe permitir realizar la evaluación prevista por el Reglamento y documentar por qué el riesgo se considera nulo o despreciable.
Si alguna de estas preguntas no puede responderse de forma suficientemente fundamentada, el expediente puede necesitar información adicional antes de considerarse cerrado.
5 señales de que todavía no has recopilado suficiente información
En la práctica, existen algunos indicios que deberían llevarnos a revisar el expediente antes de continuar.
Si el problema es que el proveedor ha enviado documentación, pero faltan datos concretos, puedes consultar también nuestro artículo sobre qué hacer cuando el proveedor no entrega toda la documentación EUDR .
La información no termina en el expediente: tiene que permitir evaluar el riesgo
Este es uno de los puntos más importantes para entender cuándo la información es suficiente.
El Reglamento diferencia claramente entre recopilar información y evaluar esa información.
El artículo 10 establece que los operadores sujetos a esta obligación deben verificar y analizar los datos recopilados utilizando los criterios de riesgo previstos por el EUDR.
Entre esos criterios pueden encontrarse, según el caso, la clasificación de riesgo del país, la presencia de bosques, la prevalencia de deforestación o degradación forestal, la complejidad de la cadena de suministro y otros factores relacionados con el origen y la trazabilidad del producto.
La Comisión Europea señala además que el operador debe poder demostrar cómo comprobó la información frente a los criterios de riesgo y cómo llegó a su conclusión.
Si la evaluación no permite concluir que existe un riesgo nulo o despreciable, el proceso todavía no ha terminado. El artículo 11 contempla medidas de reducción del riesgo, entre ellas solicitar información, datos o documentos adicionales, realizar verificaciones independientes u adoptar otras medidas adecuadas.
No se trata solo de guardar información. Hay que poder relacionarla.
Cuando la documentación se encuentra repartida entre correos, proveedores, carpetas y operaciones, comprobar si un expediente está realmente completo se vuelve mucho más difícil.
Trázaro permite organizar la documentación y la trazabilidad de tus operaciones para facilitar el seguimiento de la información asociada a cada expediente.
Contactar con Trázaro¿Cuándo puedo considerar cerrado el proceso de recopilación?
No existe necesariamente un momento en el que podamos afirmar que un expediente está completo simplemente porque todos los campos de una lista estén cubiertos.
Para los operadores sujetos al proceso completo de diligencia debida, la información recopilada debe ser suficiente para realizar la evaluación del riesgo. Si esa evaluación detecta un riesgo que no sea nulo o despreciable, será necesario aplicar medidas de reducción y obtener, cuando proceda, información adicional.
Por tanto, podemos entender el proceso como una secuencia:
Preguntas frecuentes sobre la información necesaria para EUDR
¿Existe una cantidad mínima de documentos para cumplir EUDR?
No. El cumplimiento no depende de alcanzar un número determinado de documentos. La información debe cubrir los requisitos aplicables y permitir realizar correctamente la evaluación del riesgo y justificar sus conclusiones.
¿Tener todos los datos del artículo 9 significa que ya he terminado la diligencia debida?
No necesariamente. Para los operadores sujetos al proceso completo, la recopilación de información es la primera fase. Después debe realizarse la evaluación del riesgo prevista en el artículo 10 y, cuando el riesgo no sea nulo o despreciable, adoptar las medidas de reducción contempladas en el artículo 11.
¿Qué pasa si tengo información pero no puedo verificarla?
La existencia de un dato no garantiza por sí sola que sea suficiente. El Reglamento exige en distintos puntos información suficientemente concluyente y verificable. Si existen dudas relevantes sobre su fiabilidad, puede ser necesario obtener pruebas adicionales.
¿Qué hago si encuentro contradicciones entre varios documentos?
Las contradicciones deberían analizarse antes de cerrar el expediente. Cuando impidan evaluar adecuadamente el riesgo o generen dudas sobre el origen o cumplimiento del producto, puede ser necesario solicitar aclaraciones o información adicional al proveedor.
¿Debo pedir siempre más información si tengo alguna duda?
Dependerá de la naturaleza de la duda y de su relevancia para el proceso de diligencia debida. Si la información disponible no permite concluir que existe un riesgo nulo o despreciable, deben adoptarse medidas adecuadas de reducción del riesgo, que pueden incluir solicitar información adicional.
¿Una checklist interna sirve para cumplir EUDR?
Puede ser una herramienta útil de organización, pero no sustituye el proceso de diligencia debida. La Comisión Europea indica expresamente que no existe una checklist fija que garantice el cumplimiento y que deben cubrirse las fases de recopilación de información, evaluación y, cuando corresponda, mitigación del riesgo.
¿Tienes la información suficiente o simplemente muchos documentos?
Organizar la documentación por proveedor, producto y operación facilita detectar qué información está disponible, qué falta y qué elementos necesitan revisión antes de completar el proceso.
Hablar con TrázaroEste contenido tiene carácter informativo. Las obligaciones concretas dependen del papel de la empresa, del producto y de la operación correspondiente dentro del EUDR.