Imagina que tu empresa recibe madera de tres proveedores. Cada uno utiliza sus propias referencias, los albaranes tienen numeraciones diferentes y los lotes se identifican con códigos internos. Cuando tienes que preparar un pedido o revisar una operación, surge una pregunta: ¿qué referencia EUDR corresponde realmente a cada lote de madera?
Con la aplicación del Reglamento Europeo contra la Deforestación (EUDR), las empresas necesitan entender qué números e identificadores intervienen en sus operaciones y cuándo deben conservarlos. El problema aparece cuando estas referencias se gestionan por separado de la mercancía.
En este artículo explicamos qué es un número de referencia EUDR, en qué se diferencia de otros identificadores y cómo relacionarlo con los lotes de madera sin perder la trazabilidad documental. También aclaramos las obligaciones vigentes tras las modificaciones normativas de 2025 y 2026.
Una referencia EUDR es el número que genera el sistema oficial de información de la Unión Europea para identificar una declaración de diligencia debida (DDD, o DDS en inglés). En el caso de determinados micro o pequeños operadores primarios, puede utilizarse un identificador de declaración simplificada.
Estas referencias permiten identificar declaraciones oficiales relacionadas con productos sujetos al EUDR. No deben confundirse con los códigos internos de los lotes de madera. Para una gestión documental eficaz, conviene mantener relacionados ambos datos cuando corresponda, junto con el proveedor, el producto y la operación.
1. Qué es una referencia EUDR y dónde se genera
El Reglamento (UE) 2023/1115 establece un sistema de diligencia debida para determinados productos que se introducen en el mercado de la Unión Europea o se exportan.
Cuando un operador debe presentar una declaración de diligencia debida, lo hace a través del Sistema de Información EUDR de la Comisión Europea, integrado en la plataforma TRACES.
Este sistema asigna un número de referencia a la declaración correspondiente. Ese número permite identificarla dentro del procedimiento oficial.
La Comisión Europea explica el funcionamiento del Sistema de Información EUDR , incluyendo la presentación de declaraciones y la gestión de sus referencias.
Una distinción fundamental: el número de referencia EUDR identifica una declaración oficial, mientras que el número de lote identifica una partida o unidad de trazabilidad dentro de la empresa.
No existe una equivalencia automática de una referencia por cada lote. La relación depende del contenido de la declaración y de cómo se hayan organizado las operaciones.
Por tanto, disponer de una referencia oficial no significa que toda la documentación de una operación esté correctamente organizada. Para trabajar con esa información necesitas saber a qué mercancía y operaciones corresponde.
2. Diferencias entre número de referencia, número de verificación e identificador simplificado
En los documentos y comunicaciones sobre EUDR pueden aparecer distintos números. Aunque todos pueden estar relacionados, no cumplen la misma función.
| Identificador | Qué significa | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Número de referencia DDD/DDS | Número asignado por el Sistema de Información a una declaración de diligencia debida. | Identificar la declaración oficial relacionada con determinados productos. |
| Identificador de declaración simplificada | Identificador que corresponde a la declaración simplificada de un micro o pequeño operador primario que reúne los requisitos. | Identificar esa declaración y utilizarse en lugar de una referencia DDD en los supuestos correspondientes. |
| Número de verificación | Código de seguridad asociado por el Sistema de Información a una declaración. | Proporcionar seguridad adicional para determinadas consultas o accesos autorizados. |
| Referencia interna de lote | Código que utiliza la propia empresa para identificar una partida de madera. | Relacionar mercancías, cantidades, documentos, movimientos y salidas comerciales. |
¿Qué es el identificador de declaración simplificada?
El Reglamento (UE) 2025/2650 introdujo un régimen específico para determinados micro o pequeños operadores primarios.
Estos operadores, cuando cumplen las condiciones previstas, pueden presentar una declaración simplificada de carácter único, que se actualiza cuando se producen cambios relevantes en su información.
En lugar de recibir el número de referencia de una DDD ordinaria, la declaración simplificada queda identificada mediante su propio identificador.
Esto significa que no todas las empresas recibirán exactamente el mismo tipo de referencia, ni todas estarán obligadas a presentar una nueva declaración para cada operación.
¿Para qué sirve el número de verificación?
El número de verificación es un elemento de seguridad del sistema oficial. No es lo mismo que el número de referencia ni que el código del lote.
Tampoco debe interpretarse como una obligación general de facilitar ambos números a todos los compradores de la cadena. Su uso y acceso deben ajustarse a los procedimientos oficiales aplicables.
Importante
Tener un número de referencia válido no demuestra, por sí solo, que toda la mercancía de una operación quede amparada por esa declaración o que se hayan cumplido todas las obligaciones aplicables.
Es necesario comprobar que la referencia corresponde a los productos pertinentes y a la información de la operación.
3. ¿Quién debe recibir, transmitir y conservar las referencias EUDR?
Esta es una de las cuestiones más importantes tras las modificaciones introducidas por el Reglamento (UE) 2025/2650.
No todas las empresas de la cadena tienen las mismas obligaciones. Hay que distinguir al operador que introduce por primera vez un producto pertinente en el mercado, al primer comprador posterior y a los siguientes participantes de la cadena.
Quien introduce el producto
Cuando corresponde, realiza la diligencia debida y presenta la declaración oficial. Debe comunicar su número de referencia al primer operador posterior o comerciante que recibe el producto.
Declaración simplificada
Si reúne las condiciones legales, puede utilizar el régimen simplificado y comunicar el identificador correspondiente a su primer comprador posterior.
Recepción de referencias
El primer operador posterior o comerciante debe recopilar y conservar el número de referencia o identificador que corresponda a los productos recibidos directamente de un operador.
Otras compras y ventas
Los siguientes operadores posteriores y comerciantes deben conservar los datos de proveedores y compradores exigidos por el Reglamento. No existe una obligación general de volver a transmitir todas las referencias de las declaraciones originales.
El artículo 5 del Reglamento, en su versión modificada, exige a operadores posteriores y comerciantes conservar determinados datos de sus proveedores y compradores. Los números de referencia o identificadores se recopilan cuando el proveedor es un operador.
Esta información debe conservarse durante al menos cinco años, según el plazo y las condiciones establecidos en el Reglamento.
Además, los operadores posteriores y comerciantes que no sean pymes tienen requisitos adicionales, como el registro en el Sistema de Información y determinadas comprobaciones cuando aparezcan preocupaciones justificadas sobre el cumplimiento.
¿Qué ocurre si mi proveedor no me facilita una referencia EUDR?
Lo primero es identificar su posición dentro de la cadena. Si es el operador que introduce por primera vez el producto en el mercado, existe una obligación de comunicación al primer comprador posterior.
Si se trata de un intermediario posterior, no puede darse por hecho que esté obligado a transmitir una referencia recibida de otro eslabón. La ausencia del número no demuestra automáticamente un incumplimiento.
Puedes consultar la explicación oficial de la Comisión Europea sobre las funciones y responsabilidades de los operadores y comerciantes bajo el EUDR .
4. Cómo relacionar una referencia EUDR con un lote de madera
Desde el punto de vista operativo, la dificultad no suele estar en guardar un número. Está en saber a qué madera corresponde, qué cantidad identifica y cómo se relaciona con las entradas y salidas de la empresa.
Para evitar errores, recomendamos organizar las referencias siguiendo una secuencia clara. Este procedimiento es una buena práctica de trazabilidad documental; no supone que el Reglamento exija crear exactamente estos campos o utilizar un software específico.
Identifica al proveedor y su papel
Registra la empresa suministradora y determina si actúa como operador inicial, operador posterior o comerciante. Esto permite saber qué información corresponde recibir y conservar legalmente.
Registra la entrada de madera
Asocia la mercancía recibida con su albarán, fecha, producto, cantidad, unidad de medida y código interno de entrada.
Vincula la referencia oficial cuando exista
Relaciona el número de referencia DDD o identificador simplificado con la entrada a la que corresponda. Evita copiar una referencia a todos los lotes de un proveedor sin comprobar su relación real.
Relaciona los lotes internos
Identifica las partidas de madera que se gestionan en el almacén o proceso de fabricación. Un mismo lote interno puede necesitar relacionarse con varias referencias oficiales, o una referencia puede asociarse con distintas partidas, según el alcance real de la declaración y las operaciones.
Controla los movimientos y cantidades
Registra qué cantidad se recibe, qué parte se utiliza o transforma y qué mercancía se destina a cada salida. Mantén la coherencia entre cantidades y unidades de medida.
Conserva la relación documental
Mantén accesibles las referencias, los datos de proveedores y compradores y los documentos de soporte pertinentes. La revisión interna debe permitir detectar información incompleta o relaciones que todavía no se han confirmado.
Con este sistema, cuando alguien consulte una entrada concreta, podrá entender qué documentación y referencias se han relacionado con ella.
Si necesitas profundizar en la documentación que forma parte de un expediente, puedes consultar nuestro artículo qué documentos necesito para cumplir con el EUDR .
5. Ejemplo práctico: dos proveedores, varios lotes y diferentes salidas
Imagina un almacén que recibe madera aserrada de dos empresas. Ambas actúan como operadores que introducen por primera vez los productos en el mercado europeo.
Cada proveedor facilita la referencia de diligencia debida asociada a su mercancía. El almacén registra dos entradas distintas.
| Dato | Entrada A | Entrada B |
|---|---|---|
| Proveedor | Proveedor A | Proveedor B |
| Producto | Madera aserrada de pino | Madera aserrada de pino |
| Cantidad | 12 m³ | 8 m³ |
| Lote interno | LOT-26-041 | LOT-26-042 |
| Referencia EUDR | Referencia oficial A | Referencia oficial B |
Ejemplo ficticio con fines explicativos. Las denominaciones A y B no representan números oficiales reales.
Posteriormente, el almacén prepara un pedido de 7 m³ para uno de sus clientes: 4 m³ proceden del primer lote y 3 m³ del segundo.
Salida comercial: 7 m³
Origen interno: 4 m³ de LOT-26-041 + 3 m³ de LOT-26-042.
Información vinculada: proveedores A y B, referencias oficiales correspondientes, entradas originales y documentación asociada.
El objetivo de este ejemplo no es afirmar que deban comunicarse ambas referencias al comprador final. Esa cuestión depende de la posición de cada empresa dentro de la cadena y de las obligaciones aplicables.
Lo importante desde el punto de vista de la organización interna es que el almacén pueda reconstruir de dónde procede la mercancía utilizada en ese pedido y qué información conserva sobre ella.
Si posteriormente necesita revisar una de las entradas, no tendrá que reconstruir manualmente la operación a partir de correos, facturas y hojas de cálculo independientes.
6. ¿Qué ocurre cuando un lote de madera se divide, se combina o se transforma?
En la industria de la madera es habitual que una entrada se distribuya entre varios pedidos o que diferentes partidas participen en un proceso de transformación.
Por eso es importante no confundir la trazabilidad física y documental de la mercancía con el número de referencia oficial de una declaración.
Cuando un lote se divide entre varios pedidos
Un distribuidor puede recibir una partida de madera y venderla en diferentes operaciones. La división comercial no implica, por sí sola, que tenga que generarse una nueva declaración oficial para cada venta.
Si actúa como comerciante posterior de productos que ya han sido objeto de diligencia debida, debe atender a las obligaciones aplicables a ese papel.
En cualquier caso, conservar internamente la relación entre la entrada y las salidas facilita el control del inventario y la recuperación de la información.
Cuando se combinan partidas de varios proveedores
Si una empresa prepara una operación con madera procedente de varias entradas, es recomendable conservar la relación con las distintas referencias y documentos que correspondan.
No sería correcto asignar automáticamente a toda la mercancía la referencia de uno solo de los proveedores sin comprobar qué producto cubre realmente.
Además, cuando existe una mezcla física de materias primas, deben considerarse las reglas de trazabilidad y las obligaciones de diligencia debida aplicables. Una referencia documental no resuelve por sí misma una posible falta de identificación del origen.
Cuando la madera se transforma
Un aserradero, fabricante de tableros o empresa de carpintería puede transformar madera en productos diferentes.
Si utiliza exclusivamente productos pertinentes que ya han sido cubiertos por declaraciones de diligencia debida o simplificadas, puede actuar como operador posterior según las condiciones del Reglamento.
Pero si introduce en el mercado productos o materias primas que todavía no han sido objeto de la diligencia debida correspondiente, su situación puede ser distinta.
La obligación legal no se determina solo por transformar un lote, sino por el producto, su procedencia y el papel real de la empresa dentro de la cadena de suministro.
Atención
No debe asumirse que cada transformación, división o venta obliga a emitir una nueva declaración de diligencia debida. Tampoco que todas las operaciones posteriores quedan automáticamente cubiertas por cualquier referencia recibida.
Primero hay que determinar si el producto pertinente ya fue sometido a diligencia debida y qué obligaciones corresponden a cada participante.
7. Errores habituales al gestionar referencias EUDR
Una referencia aislada tiene poca utilidad si no es posible relacionarla con la mercancía correspondiente. Estos son algunos errores que conviene evitar.
- Confundir el número de referencia con el número de lote. Uno identifica una declaración oficial; el otro, una partida interna.
- Asignar la misma referencia a todas las compras de un proveedor. La relación debe responder al producto y al alcance real de la declaración.
- No relacionar referencias y cantidades. Las entradas y salidas deben permitir entender qué mercancía se ha gestionado.
- Dar por hecho que todos los proveedores deben transmitir una referencia. Hay que identificar si son operadores iniciales o participantes posteriores.
- Confundir el número de verificación con una prueba de cumplimiento. Es un elemento de seguridad del sistema, no una certificación de la mercancía.
- Guardar la información sin un criterio común. Conservar archivos sin vincularlos a la operación dificulta una revisión posterior.
¿Qué información conviene conservar junto a la referencia?
Como criterio operativo, cuando existe una referencia oficial asociada a una entrada o a un producto, recomendamos mantener identificados los siguientes elementos:
| Información | Utilidad para la empresa |
|---|---|
| Referencia oficial EUDR | Identificar la declaración asociada a los productos correspondientes. |
| Proveedor y papel en la cadena | Entender qué información debe recibirse y conservarse. |
| Código interno de lote | Relacionar la mercancía con los registros internos. |
| Producto y cantidad | Identificar qué mercancía está vinculada a la operación. |
| Entrada o documento comercial | Localizar el movimiento de recepción. |
| Salidas relacionadas | Reconstruir los movimientos posteriores cuando resulte necesario. |
| Estado de revisión | Diferenciar la información confirmada de la que necesita comprobación. |
Esta tabla recoge una recomendación de organización interna. No todos los campos constituyen una obligación legal idéntica para cada empresa.
El objetivo es evitar que una referencia quede almacenada como un dato aislado. En una operativa con decenas de proveedores y movimientos diarios, resulta mucho más útil poder consultar esa información junto al lote y a la operación correspondiente.
8. Preguntas frecuentes sobre referencias EUDR
¿El número de referencia EUDR es lo mismo que el número de lote?
No. El número de referencia EUDR identifica una declaración oficial de diligencia debida. El número de lote identifica una partida de mercancía dentro de la empresa. Conviene relacionarlos cuando corresponda, pero no son equivalentes.
¿Todas las empresas tienen que solicitar referencias EUDR a sus proveedores?
No existe una obligación general de solicitar referencias a cualquier proveedor. Los operadores deben comunicar sus números de referencia o identificadores a su primer comprador posterior. Las obligaciones de los demás participantes dependen de su papel dentro de la cadena de suministro.
¿Un mismo lote de madera puede estar relacionado con varias referencias EUDR?
Sí, desde el punto de vista documental puede ser necesario relacionar una partida interna con varias referencias oficiales, por ejemplo cuando agrupa mercancía procedente de entradas diferentes. La relación debe corresponder a los productos realmente cubiertos por cada declaración.
¿Es obligatorio crear una nueva declaración EUDR cada vez que se divide un lote?
No necesariamente. Dividir una partida entre varias ventas no genera por sí solo una obligación de presentar una nueva declaración. Es necesario determinar si la mercancía ya ha sido cubierta por diligencia debida y qué papel ocupa la empresa en la cadena de suministro.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las referencias EUDR?
Los operadores posteriores y comerciantes deben conservar durante al menos cinco años la información exigida por el artículo 5 del Reglamento, incluidas las referencias o identificadores cuando su proveedor sea un operador. Los operadores iniciales tienen sus propias obligaciones de conservación.
¿Trázaro genera los números oficiales de referencia EUDR?
No. Los números oficiales y los identificadores de declaración se generan en el Sistema de Información EUDR de la Comisión Europea. Trázaro es una herramienta para organizar documentos, lotes, operaciones y referencias que correspondan, sin sustituir el sistema oficial.
¿Necesitas relacionar tus referencias EUDR con los lotes de madera?
Cuando trabajas con distintos proveedores, entradas y salidas comerciales, tener la información organizada facilita la revisión de cada operación.
En Trázaro te ayudamos a centralizar la documentación y a mantener relacionadas las referencias, los lotes, las cantidades y los movimientos de tu empresa.
Si quieres conocer cómo funciona con una operativa como la tuya, podemos enseñártelo en una demostración.
Solicitar una demostración de TrázaroTrázaro facilita la gestión documental y la trazabilidad interna. No sustituye al Sistema de Información EUDR, la diligencia debida que corresponda ni las obligaciones legales de cada empresa. Contenido revisado en noviembre de 2026.