Muchas empresas organizan transportes todos los días sin dedicarse profesionalmente al transporte. Fabricantes, distribuidores, industrias o almacenes pueden contratar transportistas, mover mercancía propia o gestionar diferentes expediciones para clientes y proveedores.
En estas situaciones, el problema no suele ser únicamente preparar un documento concreto. La dificultad aparece cuando hay que saber qué mercancía salió, quién la transportó, qué vehículo se utilizó, qué pesadas se realizaron y dónde están los albaranes, tickets y demás documentación de la operación.
Con la llegada del DeCA electrónico en octubre de 2026, revisar esta gestión documental cobra todavía más importancia. Pero el DeCA es solo una parte del expediente completo de transporte.
¿Cómo organizar la gestión documental del transporte?
La forma más ordenada es mantener vinculados dentro de cada expedición los datos de las empresas, rutas, mercancías, vehículos, pesadas, tickets, albaranes y demás documentación. Cuando ese transporte esté sujeto al documento de control administrativo, el DeCA debe integrarse también dentro de ese mismo expediente.
No hace falta ser una empresa de transporte para gestionar expediciones
Una empresa puede no dedicarse al transporte y, aun así, organizar movimientos de mercancía de forma habitual.
Una industria puede enviar producto terminado a sus clientes, un fabricante puede trabajar con varios transportistas según el destino o una empresa puede realizar determinados movimientos con vehículos propios.
En todos estos casos existe una necesidad común: mantener identificada cada operación y su documentación asociada.
La pregunta no es únicamente “¿soy una empresa de transporte?”, sino qué movimientos de mercancía realiza mi empresa, quién interviene en ellos y qué información necesito conservar de cada expedición.
¿Qué información conviene relacionar con cada expedición?
No todas las operaciones requieren exactamente los mismos documentos. Sin embargo, mantener la información agrupada por expedición permite localizarla más fácilmente y entender qué ocurrió en cada transporte.
¿Qué ocurre cuando cada documento se gestiona por separado?
En muchas empresas la información existe, pero se encuentra repartida entre diferentes herramientas.
Parte de los datos puede estar en un ERP, otros en una hoja de cálculo, los albaranes en una carpeta, los tickets de báscula en otra ubicación y determinada información compartirse por correo o mensajería.
Mientras el volumen de transportes es pequeño, este sistema puede parecer suficiente. La dificultad aparece cuando hay que localizar rápidamente el expediente completo de una operación.
Si para saber qué vehículo realizó un transporte, localizar su albarán, comprobar una pesada o saber qué documentación recibió el conductor es necesario consultar varias herramientas o preguntar a diferentes personas, la información no está realmente centralizada.
Una expedición, un único expediente documental
Trázaro permite mantener relacionadas empresas, rutas, mercancías, vehículos, pesadas, tickets, albaranes y documentación dentro de cada transporte.
Conocer Trázaro Transporte¿Qué cambia con el DeCA a partir de octubre de 2026?
A partir del 5 de octubre de 2026, cuando un transporte esté sujeto al documento de control administrativo, este deberá gestionarse electrónicamente.
La aplicación utilizada debe generar el documento antes del inicio efectivo del servicio, registrar su fecha y hora de creación y permitir su acceso mediante los mecanismos previstos en la normativa.
El DeCA debe generarse como PDF nativo digital e incorporar un código QR asociado a una dirección web específica.
Esto no significa que toda la documentación del transporte pase a ser obligatoriamente digital por esta norma. El cambio afecta al documento de control administrativo cuando este sea exigible. Albaranes, pesadas, tickets y el resto de información forman parte de una gestión documental más amplia de la expedición.
¿Cómo organizar el expediente completo de un transporte?
Una forma práctica de trabajar es utilizar la expedición como punto central y relacionar con ella todos los datos y documentos que se generan antes, durante y después del transporte.
Crear la expedición
Registrar el transporte y las empresas que intervienen en la operación.
Relacionar mercancía, ruta y vehículo
Mantener identificados los datos que permiten entender qué se transporta, desde dónde, hacia dónde y con qué vehículo.
Incorporar la documentación
Asociar pesadas, tickets, albaranes y otros documentos generados durante la operación.
Generar el DeCA cuando corresponda
Si el transporte está sujeto al documento de control, integrarlo dentro del mismo expediente.
Mantener la trazabilidad
Conservar la información vinculada a la operación para facilitar su consulta posterior.
¿Cómo ayuda Trázaro Transporte a centralizar esta gestión?
Trázaro Transporte no está pensado únicamente para generar DeCA. Permite registrar y mantener relacionada la información documental completa de los transportes.
Dentro de cada expediente pueden relacionarse empresas, rutas, mercancías, vehículos, pesadas, tickets, albaranes y demás documentación asociada.
Además, puede utilizarse para el seguimiento documental de transportes nacionales, internacionales y movimientos de mercancía propia. Cuando una operación está sujeta al documento de control administrativo, el DeCA puede gestionarse dentro del mismo expediente.
Preguntas frecuentes sobre gestión documental del transporte
¿Tengo que ser una empresa de transporte para utilizar un sistema de gestión de expediciones?
No. Fabricantes, distribuidores, industrias y otras empresas que organizan o contratan transportes también pueden necesitar mantener ordenados los datos y documentos de cada expedición.
¿Qué documentación puedo relacionar con una expedición?
En Trázaro pueden mantenerse relacionados empresas, rutas, mercancías, vehículos, pesadas, tickets, albaranes y demás documentación asociada a cada operación.
¿Trázaro Transporte sirve únicamente para generar DeCA?
No. Trázaro Transporte permite gestionar el seguimiento documental de transportes nacionales, internacionales y movimientos de mercancía propia. Cuando una operación está sujeta al documento de control, permite además gestionar el DeCA dentro del mismo expediente.
¿Desde octubre toda la documentación del transporte tiene que ser digital?
No por el cambio relativo al DeCA. Desde el 5 de octubre de 2026, cuando resulte exigible el documento de control administrativo, este debe gestionarse electrónicamente. Esto no convierte por sí mismo en obligatoriamente digitales todos los demás documentos de una expedición.
El DeCA es solo una parte de la gestión de tus transportes
Centraliza expediciones, empresas, rutas, mercancías, vehículos, pesadas, tickets, albaranes y documentación. Y cuando corresponda, prepara también el DeCA dentro del mismo expediente.
Descubrir Trázaro Transporte Trázaro facilita la organización y gestión documental de los transportes. Las obligaciones aplicables deben analizarse según las características concretas de cada operación.