Si tu empresa realiza transportes de mercancías, probablemente hayas empezado a escuchar hablar del DeCA. A partir del 5 de octubre de 2026, este documento deberá gestionarse electrónicamente cuando resulte exigible.
Pero saber que existe una nueva obligación no resuelve las dudas prácticas: ¿qué es exactamente el DeCA?, ¿quién tiene que prepararlo?, ¿qué información debe contener?, ¿cómo se genera y qué ocurre si algún dato cambia?
En esta guía explicamos el documento desde un punto de vista práctico, tomando como referencia la Orden FOM/2861/2012, la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible y la Resolución de 5 de junio de 2026.
¿Qué es el DeCA en pocas palabras?
El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo. Es el fichero digital que debe utilizarse cuando un transporte esté sometido a la obligación de disponer del documento de control administrativo. No es simplemente un PDF rellenado a mano: debe generarse electrónicamente, incorporar determinados datos y mantener su trazabilidad.
1. ¿Qué es exactamente el DeCA?
El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo utilizado para documentar aquellas operaciones de transporte público de mercancías por carretera en las que resulte exigible el documento de control administrativo.
Por tanto, no estamos ante una documentación completamente nueva.
El documento de control ya estaba regulado por la Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre.
La diferencia es que, a partir del 5 de octubre de 2026, cuando ese documento resulte obligatorio, tendrá que gestionarse electrónicamente y cumplir las características técnicas definidas por la Administración.
No es un nuevo permiso para transportar
El DeCA no debe entenderse como una autorización adicional que haya que solicitar para cada viaje. Es la forma electrónica del documento de control administrativo que debe acompañar documentalmente a determinadas operaciones de transporte.
2. ¿Quién debe preparar el DeCA?
Uno de los primeros aspectos que conviene entender es que el documento no depende únicamente del conductor.
La normativa del documento de control diferencia, entre otros, al cargador contractual y al transportista efectivo.
Cargador contractual
Es la parte que contrata en nombre propio la realización del transporte.
Transportista efectivo
Es la empresa o profesional que realiza materialmente el transporte con sus medios.
Conductor
Debe poder disponer de la documentación necesaria durante la realización del servicio.
Identificar correctamente a las partes es importante porque el DeCA debe reflejar quién ocupa cada posición dentro de la operación.
No basta con registrar “cliente” y “transportista”
Para preparar correctamente el documento conviene que el sistema permita diferenciar la función que desempeña cada empresa dentro del transporte.
3. ¿Qué datos debe contener un DeCA?
El documento debe permitir identificar de forma suficiente la operación de transporte.
El contenido básico se deriva de la regulación del documento de control administrativo.
Entre los datos que deben quedar reflejados se encuentran:
- Nombre o razón social del cargador contractual.
- NIF del cargador contractual.
- Domicilio del cargador contractual.
- Nombre o razón social del transportista efectivo.
- NIF del transportista efectivo.
- Lugar de origen del transporte.
- Lugar de destino.
- Naturaleza de la mercancía.
- Peso de la mercancía.
- Fecha de realización del transporte.
- Matrícula del vehículo utilizado.
- Matrícula del remolque o semirremolque cuando corresponda.
- Autorizaciones especiales cuando sean necesarias.
En la práctica, esto significa que buena parte de la información que necesita el DeCA ya forma parte de la gestión habitual de una expedición.
Empresa + transportista + origen + destino + mercancía + peso + vehículo + fecha.
Si estos datos ya están correctamente estructurados dentro de la gestión del transporte, preparar el documento resulta mucho más sencillo.
4. ¿Cómo debe ser técnicamente el DeCA?
Aquí aparece una de las principales diferencias respecto a la documentación tradicional.
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece una serie de requisitos para los documentos electrónicos de control y para las aplicaciones utilizadas para generarlos.
El documento debe:
- Generarse en formato PDF.
- No superar los 5 MB.
- Ser nativo digital.
- Generarse a partir de datos estructurados.
- Registrar la fecha y hora de creación.
- Registrar la fecha y hora de las modificaciones cuando las haya.
- Incorporar un código QR.
- Estar vinculado a una URL única y específica.
- Poder ser consultado durante una inspección.
¿Qué significa que sea “nativo digital”?
Significa que el fichero debe nacer directamente del sistema informático.
No es suficiente con rellenar un documento en papel, escanearlo y guardarlo después como PDF.
Escanear un documento no genera un DeCA
El archivo debe crearse a partir de los datos estructurados almacenados en la aplicación. La digitalización exigida afecta al proceso de generación, no únicamente al formato final del archivo.
¿Para qué sirve el código QR?
El código QR permite acceder al documento electrónico asociado a esa operación.
Cada DeCA debe estar relacionado con una URL única desde la que pueda consultarse el fichero correspondiente.
El QR no identifica de forma genérica a la empresa: debe estar relacionado con el documento concreto de esa operación.
El DeCA empieza mucho antes de generar el PDF
Si empresas, mercancía, ruta, vehículo, pesadas y documentos ya están vinculados a la expedición, gran parte de la información necesaria para preparar el DeCA se encuentra organizada desde el inicio.
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5. ¿Cómo se genera un DeCA paso a paso?
Desde un punto de vista operativo, el proceso puede entenderse de forma sencilla.
Identifica la operación
Registra el transporte concreto que se va a realizar y comprueba que está sujeto al documento de control administrativo.
Identifica a las empresas
Define correctamente quién actúa como cargador contractual y quién como transportista efectivo.
Completa los datos del transporte
Introduce origen, destino, mercancía, peso, fecha, vehículo y demás información necesaria.
Revisa la información
Antes de generar el fichero, comprueba que los datos coinciden con la operación que realmente se va a realizar.
Genera el PDF
El sistema transforma la información estructurada en el documento electrónico antes del inicio efectivo del servicio.
Facilita el documento al conductor
El conductor debe poder disponer de la documentación correspondiente durante la realización del transporte.
Conserva el expediente
Una vez terminado el transporte, el documento y el resto de archivos relacionados deben seguir disponibles para su consulta posterior.
6. Ejemplo práctico: cómo sería un DeCA
Veamos un ejemplo sencillo.
Una empresa vende 18.000 kg de producto a un cliente situado en otra provincia y contrata a una empresa transportista para realizar la entrega.
Origen
Instalaciones desde las que sale la mercancía.
Transporte
Empresa transportista, vehículo y matrícula utilizados para realizar el servicio.
Destino
Cliente o instalación en la que se entrega la mercancía.
Antes de que comience el transporte, el sistema deberá disponer de la información necesaria para identificar la operación.
En el expediente podrían figurar:
- Empresa que contrata el transporte.
- Transportista efectivo.
- Origen de la expedición.
- Destino.
- Tipo de mercancía.
- Peso: 18.000 kg.
- Fecha del transporte.
- Matrícula del vehículo.
- Albarán.
- Ticket de pesada, si existe.
- Resto de documentación relacionada con la operación.
Con esa información estructurada, el sistema puede generar el correspondiente documento electrónico cuando la operación esté sujeta al DeCA.
El valor está en no introducir la misma información varias veces
Si los datos del transporte ya forman parte del expediente, no debería ser necesario reconstruir toda la operación únicamente para crear el documento de control.
7. Errores frecuentes al preparar un DeCA
La mayor parte de los problemas no tienen por qué producirse en el momento de generar el PDF.
Muchas veces aparecen antes, por una gestión incompleta o dispersa de los datos de la expedición.
Errores que conviene evitar:
- Preparar el documento cuando el vehículo ya ha iniciado el servicio.
- Confundir cargador contractual y transportista efectivo.
- Introducir una matrícula incorrecta.
- No actualizar un cambio producido durante la operación.
- Escanear un documento en papel y tratarlo como documento electrónico.
- No conservar las versiones anteriores cuando corresponda.
- Guardar el DeCA separado del resto del expediente.
- No disponer de una forma rápida de localizar el documento meses después.
El problema no siempre es generar el DeCA
El verdadero problema puede ser encontrar correctamente la información que necesita el documento: qué empresa contrató el transporte, qué vehículo salió, qué mercancía llevaba, cuánto pesaba o qué albarán correspondía a esa expedición.
8. ¿Qué ocurre si cambia un dato después de generar el DeCA?
Un transporte real puede sufrir modificaciones.
Puede cambiar determinada información o ser necesario corregir algún dato incluido en el documento inicial.
En esos casos no debería simplemente sustituirse un archivo por otro sin mantener ningún rastro del cambio.
Documento inicial
Se genera con los datos disponibles antes del inicio del transporte.
Cambio
Se produce una modificación que afecta a la información registrada.
Trazabilidad
El cambio queda registrado y se conserva la información que corresponda.
La regulación contempla la posibilidad de modificar el fichero manteniendo constancia de la información anterior o generar un nuevo documento.
Cuando se genere un nuevo fichero, debe mantenerse también el original.
La trazabilidad del DeCA no consiste únicamente en saber cuál es el documento actual, sino también en poder reconstruir qué cambios se han realizado.
9. ¿Cuánto tiempo debe conservarse el DeCA?
El documento sigue siendo relevante después de finalizar el transporte.
En transporte de mercancías, el cargador contractual y el transportista efectivo deben garantizar la conservación de los ficheros electrónicos durante al menos un año.
Guardar no es lo mismo que poder localizar
Tener cientos de PDF almacenados en carpetas no garantiza una gestión eficiente. Lo realmente útil es poder localizar el documento a partir del transporte al que pertenece.
Por eso conviene que el DeCA permanezca relacionado con el resto del expediente: empresa, ruta, vehículo, mercancía, albarán, pesadas y demás documentos.
10. Cómo generar y gestionar el DeCA con Trázaro
Trázaro Transporte permite trabajar partiendo de la propia expedición.
En lugar de crear el DeCA como un documento aislado, la información puede mantenerse asociada al transporte desde el inicio.
Dentro de una misma operación puedes reunir:
- Empresas.
- Origen y destino.
- Rutas.
- Mercancías.
- Vehículos.
- Pesadas.
- Tickets.
- Albaranes.
- Fotografías.
- Justificantes.
- Documentación relacionada con el transporte.
Para aquellos transportes nacionales en los que corresponda emitir el documento de control administrativo, esa misma información puede utilizarse dentro del proceso de preparación del DeCA.
Crea la expedición
El transporte comienza como un expediente identificado dentro del sistema.
Relaciona la información
Añade empresa, mercancía, vehículo, ruta, pesadas y documentos.
Prepara el DeCA
Cuando la operación esté sujeta al documento de control, utiliza los datos del propio transporte para prepararlo.
Genera el documento
El DeCA queda vinculado a la expedición correspondiente.
Facilítalo al conductor
El documento puede ponerse a disposición del conductor para la realización del transporte.
Conserva el histórico
La documentación y sus posibles versiones permanecen relacionadas con la operación.
El DeCA forma parte del transporte, no debería vivir en una carpeta aparte
El objetivo es que, al abrir una expedición, puedas entender qué ocurrió: qué se transportó, quién realizó el servicio, qué vehículo se utilizó, qué documentación existía y qué DeCA correspondía a esa operación.
Genera el DeCA a partir de los datos de tu transporte
Centraliza la información de la expedición y utiliza esos mismos datos para preparar el documento electrónico cuando corresponda, evitando reconstruir cada transporte entre correos, hojas Excel, albaranes y archivos independientes.
Solicitar una demo11. Fuentes oficiales sobre el DeCA
Estas son las principales referencias normativas para consultar directamente la regulación del documento de control y sus características electrónicas.
Comprueba siempre el supuesto concreto
La obligación de emitir el documento depende de las características de la operación y de la normativa aplicable. Esta guía explica el funcionamiento general del DeCA, pero un caso concreto puede requerir revisar sus circunstancias específicas.
Preguntas prácticas sobre el DeCA
Resolvemos las dudas más habituales sobre la generación y gestión del documento electrónico de control.
¿Qué significa DeCA?
¿El DeCA es un documento completamente nuevo?
¿Quién genera el DeCA?
¿Qué información necesito para prepararlo?
¿Puedo preparar un PDF manualmente?
¿Para qué sirve el código QR?
¿Qué pasa si me equivoco en un dato?
¿Cuánto tiempo tengo que conservar el documento?
¿Trázaro sirve únicamente para hacer el DeCA?
Del transporte al DeCA sin volver a introducir toda la información
Organiza cada expedición como un expediente completo y utiliza la información del propio transporte para preparar el DeCA cuando corresponda.
Solicitar una demo de TrázaroTrázaro facilita la organización y gestión documental de los transportes. La aplicación de la normativa debe analizarse según las características concretas de cada operación y las obligaciones que correspondan a cada empresa.