Quedan apenas unas semanas para el 5 de octubre de 2026, fecha a partir de la cual cambia la forma en la que debe gestionarse el documento de control administrativo en los transportes afectados.
A estas alturas, muchas empresas ya han oído hablar del DeCA, del documento electrónico o de la digitalización de la documentación del transporte.
La duda que sigue apareciendo es otra: ¿cómo sé si mi empresa tiene que cumplirlo?
La respuesta no depende únicamente de si tienes camiones, de si fabricas mercancías o de si trabajas habitualmente con transportistas. Depende, sobre todo, de qué tipo de transporte realizas, cómo se contrata y qué papel ocupa tu empresa dentro de esa operación.
¿Cómo saber si el nuevo reglamento de transporte te afecta?
Empieza por analizar cada tipo de transporte que realiza tu empresa: si es transporte público o de mercancía propia, quién contrata al transportista, qué papel ocupa tu empresa, si existe alguna excepción y qué documentación se utiliza actualmente. La obligación no debe determinarse únicamente por el sector de actividad.
1. Primera pregunta: ¿realizas o contratas transporte público de mercancías por carretera?
Este es el primer filtro que conviene aplicar.
La normativa que regula el documento de control administrativo se refiere al transporte público de mercancías por carretera.
Así lo establece la Orden FOM/2861/2012, publicada en el Boletín Oficial del Estado .
Esto obliga a distinguir entre situaciones que desde el punto de vista operativo pueden parecer similares, pero que no tienen necesariamente el mismo tratamiento.
Transporte contratado
Tu empresa prepara una expedición y contrata directamente a una empresa transportista para llevar la mercancía hasta destino.
Mercancía propia
Tu empresa mueve su propia mercancía utilizando sus propios medios entre instalaciones, almacenes, clientes u obras.
Operativa mixta
La empresa combina transportes contratados a terceros con movimientos propios, expediciones internacionales o paquetería.
No todos los movimientos de mercancía necesitan necesariamente DeCA
La existencia de mercancía en movimiento no basta para determinar la obligación. Hay que analizar el tipo concreto de operación.
Si quieres revisar con más detalle qué empresas y operaciones pueden estar afectadas, puedes consultar nuestro artículo: ¿A qué empresas afectan los cambios del reglamento de transporte del 5 de octubre? .
2. Segunda pregunta: ¿qué papel ocupa tu empresa en el transporte?
Una de las confusiones más habituales consiste en pensar que la nueva obligación afecta únicamente a las empresas cuya actividad principal es el transporte.
Pero la normativa distingue diferentes sujetos dentro de la operación.
La Orden FOM/2861/2012 identifica como sujetos obligados a formalizar el documento de control al transportista efectivo y al cargador contractual.
Por eso no basta con preguntarse “¿somos transportistas?”
También deberías preguntarte: ¿es mi empresa quien contrata directamente el transporte de la mercancía?
Una fábrica, un distribuidor, un almacén o una empresa comercial puede no disponer de flota propia y, sin embargo, participar en determinadas operaciones como cargador contractual.
Por ejemplo, si una empresa vende mercancía y contrata directamente a una compañía de transporte para llevarla hasta el cliente, conviene analizar qué obligaciones le corresponden dentro de esa relación.
Si todavía necesitas aclarar conceptos como DeCA, cargador contractual o documento de control, puedes consultar: qué es el DeCA y qué exige el nuevo reglamento de transporte .
3. Tercera pregunta: ¿el transporte está dentro de alguna excepción?
Que exista un transporte público de mercancías no significa automáticamente que todas las operaciones tengan que documentarse exactamente de la misma manera.
La Orden FOM/2861/2012 contempla determinados supuestos exceptuados.
Entre ellos figuran, por ejemplo, determinados transportes para los que no resulte necesaria autorización, las mudanzas, el transporte de vehículos accidentados o averiados mediante vehículos especiales y determinados servicios de paquetería.
No apliques una regla general a todos tus transportes
Dos expediciones gestionadas por una misma empresa pueden tener un tratamiento documental diferente. La revisión debe hacerse en función de las características de cada operación.
También conviene revisar si la operación ya se documenta mediante una carta de porte u otra documentación acreditativa ajustada a la normativa nacional, europea o internacional.
La propia Orden contempla que esa documentación pueda servir como documento de control cuando contenga todos los datos exigidos.
Por tanto, antes de implantar nuevos procesos, conviene revisar primero qué documentos genera ya tu empresa y qué información contienen.
4. Cuarta pregunta: ¿tienes toda la información antes de iniciar el transporte?
Una vez identificado que una operación se encuentra dentro del ámbito correspondiente, aparece una cuestión mucho más práctica.
¿Dispones de los datos necesarios antes de que el vehículo salga?
La normativa exige que el documento de control recoja distintos datos esenciales relacionados con el transporte.
Información que conviene tener organizada
- Identificación del cargador contractual.
- Identificación del transportista efectivo.
- Origen del transporte.
- Destino.
- Naturaleza de la mercancía.
- Peso.
- Fecha del transporte.
- Matrícula del vehículo utilizado.
Muchas empresas sí disponen de esta información, pero el problema es que se encuentra repartida entre diferentes sistemas y personas.
Por ejemplo, el transportista puede estar en un correo electrónico, la matrícula llegar por mensajería, el peso almacenarse en la báscula, el albarán estar en el ERP y la documentación de la mercancía guardarse en otra carpeta.
El problema no siempre es la falta de información
En muchos casos, el verdadero problema es la dispersión de la información necesaria para preparar el transporte.
5. Quinta pregunta: ¿puedes generar y conservar correctamente la documentación?
Saber que una operación está afectada no es suficiente.
También hay que comprobar cómo va a generarse y conservarse el documento electrónico.
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características que deben cumplir los sistemas y documentos electrónicos utilizados para gestionar el documento de control administrativo.
Esto significa que la empresa debería comprobar si su sistema de trabajo permite gestionar correctamente todo el ciclo documental.
Generar
Crear el documento electrónico con la información necesaria antes del inicio efectivo del servicio.
Relacionar
Mantener el documento vinculado al transporte concreto al que corresponde.
Actualizar
Registrar las modificaciones y mantener la trazabilidad de la documentación.
Conservar
Mantener la documentación accesible durante el periodo exigido.
Recuperar
Poder localizar posteriormente un expediente concreto sin reconstruirlo desde diferentes sistemas.
La Orden FOM/2861/2012 establece además la obligación de conservar el documento de control durante al menos un año.
Si quieres ver con más detalle qué cambia específicamente a partir de octubre, consulta: qué cambia en el transporte de mercancías a partir del 5 de octubre .
Un ejemplo práctico: una empresa fabricante
Pensemos en una empresa industrial que fabrica producto y realiza diferentes movimientos de mercancías a lo largo de la semana.
Puede encontrarse, por ejemplo, con estas cinco operaciones:
Una misma empresa, cinco transportes diferentes
- Un envío a un cliente realizado por una empresa transportista.
- Un traslado entre dos instalaciones propias.
- Una expedición internacional.
- Un envío pequeño mediante un servicio de paquetería.
- Otro transporte nacional contratado directamente a un transportista.
Desde un punto de vista operativo, los cinco son movimientos de mercancías.
Pero eso no significa que los cinco tengan necesariamente el mismo tratamiento documental.
Evita dos conclusiones demasiado rápidas
Ni “si muevo mercancía, necesito DeCA” ni “como no soy transportista, esto no me afecta” son criterios suficientes para determinar las obligaciones de una operación.
Lo correcto es identificar el tipo de transporte, quién lo contrata, quién lo realiza y qué documentación le corresponde.
¿Qué debería revisar una empresa esta semana?
Con la fecha del 5 de octubre cada vez más cerca, lo más útil ya no es seguir acumulando información sobre la normativa.
Es revisar la operativa real de la empresa.
Puedes empezar tomando una muestra de los transportes realizados durante las últimas semanas y analizar cada uno.
Checklist de autodiagnóstico
- ¿Qué tipo de transporte es? Nacional, internacional, mercancía propia, contratado a terceros, paquetería...
- ¿Quién contrata al transportista? Identifica si tu empresa actúa como cargador contractual.
- ¿Quién realiza materialmente el transporte? Identifica al transportista efectivo.
- ¿Existe alguna excepción aplicable? No todos los transportes siguen el mismo circuito documental.
- ¿Dispones de los datos necesarios antes de iniciar el servicio?
- ¿Dónde está actualmente esa información? ERP, email, hojas de cálculo, albaranes, aplicaciones...
- ¿Puedes conservar y recuperar después todo el expediente?
En nuestro artículo Reglamento de transporte: 5 cosas que conviene tener claras antes de octubre tienes también una revisión más general de los procesos que conviene tener preparados antes de la fecha de entrada en vigor.
¿Qué ocurre si tu empresa realiza muchos tipos diferentes de transporte?
Este es uno de los escenarios en los que más fácilmente pueden aparecer dudas.
Hay empresas que trabajan con varios transportistas, centros productivos, almacenes, clientes y tipos de mercancía.
Además, pueden combinar transporte nacional, internacional y movimientos propios.
En esas situaciones resulta más útil definir tipologías de transporte que intentar aplicar un único procedimiento a todas las operaciones.
Transporte nacional
Revisar si la operación está sujeta al documento electrónico de control y qué información necesita.
Transporte internacional
Identificar la documentación y normativa aplicable a la operación internacional concreta.
Mercancía propia
Mantener la trazabilidad documental sin equipararla automáticamente a un transporte público contratado.
El objetivo no debería ser generar más documentación.
El objetivo es saber qué documentación corresponde a cada operación y poder gestionarla sin reconstruir posteriormente el expediente.
Gestiona todos tus transportes y genera el DeCA cuando corresponda
Trázaro permite registrar y llevar el seguimiento documental completo de tus transportes, tanto nacionales como internacionales, incluidos los movimientos de mercancía propia.
En cada expediente puedes reunir empresas, rutas, mercancías, vehículos, pesadas, tickets, albaranes y demás documentos asociados.
Además, para aquellos transportes nacionales en los que corresponda aplicar el reglamento y emitir el documento de control digital, puedes preparar el DeCA, generarlo en PDF, enviarlo al conductor y conservarlo con código QR, historial de versiones y trazabilidad.
Conocer Trázaro TransporteCómo saber si el reglamento de transporte te afecta
Resolvemos algunas de las dudas más habituales a pocas semanas de la entrada en vigor del documento electrónico de control.
¿Tengo que cumplir el nuevo reglamento si mi empresa no es transportista?
¿Todos mis transportes necesitan DeCA?
¿Los transportes de mercancía propia necesitan el mismo documento?
¿Qué ocurre si ya utilizo una carta de porte?
¿Quién debe preparar el documento de control?
¿Cuánto tiempo debe conservarse la documentación?
¿Cómo puedo saber si una operación concreta necesita DeCA?
Si todavía no sabes si te afecta, empieza por tus transportes reales
Revisar unas cuantas operaciones reales suele permitir detectar rápidamente dónde están las dudas: qué tipo de transporte es, quién lo contrata, qué información falta y cómo se conserva después la documentación.
Descubrir Trázaro TransporteEste contenido tiene carácter informativo. Para determinar las obligaciones aplicables a una operación concreta debe atenderse a la normativa vigente y a las características específicas del transporte.