El 5 de octubre de 2026 marca una fecha importante para la digitalización del transporte de mercancías por carretera. Pero prepararse para ese momento no consiste únicamente en cambiar un documento en papel por uno digital.
Las empresas que gestionan transportes necesitan revisar qué operaciones están afectadas, quién debe intervenir en la preparación de la documentación, cuándo debe generarse y cómo conservar la información de cada expedición.
Y hay una cuestión especialmente importante: gestionar correctamente los transportes y generar el DeCA cuando corresponde son dos necesidades relacionadas, pero no exactamente iguales.
¿Qué conviene tener preparado antes de octubre?
Antes del 5 de octubre conviene identificar qué transportes están sujetos al DeCA, definir quién introducirá y revisará la información, asegurarse de que el documento pueda generarse antes de iniciar el servicio y disponer de un sistema que permita conservar y recuperar posteriormente toda la documentación de cada transporte.
1. No todos los transportes tienen exactamente las mismas obligaciones
La primera cuestión que conviene tener clara es que no todos los movimientos de mercancías tienen necesariamente el mismo tratamiento.
La obligación relacionada con el documento electrónico de control administrativo se aplica a los transportes incluidos dentro de su ámbito normativo. Por eso, antes de modificar procedimientos internos, la empresa debería identificar qué operaciones realiza y cuáles están realmente afectadas.
La pregunta que debes responder
¿En cuáles de los transportes que gestiona mi empresa corresponde emitir el DeCA?
Esta cuestión es especialmente relevante cuando una empresa gestiona operativas diferentes:
- transportes nacionales contratados a terceros;
- operaciones con distintos transportistas;
- transportes internacionales;
- movimientos entre instalaciones;
- movimientos de mercancía propia;
- diferentes rutas, vehículos o centros de carga.
Una empresa puede necesitar gestionar documentalmente todos esos transportes, aunque el DeCA únicamente corresponda en determinados servicios.
Por eso conviene diferenciar entre la obligación concreta de generar el documento electrónico cuando resulte exigible y la necesidad más amplia de mantener organizada la información de todos los transportes.
Si todavía no tienes claro en qué consiste este documento, puedes consultar también nuestro artículo sobre qué es el DeCA y qué exige el nuevo reglamento de transporte .
2. El DeCA debe estar preparado antes de comenzar el servicio
El momento en el que se prepara la documentación también es importante.
El documento electrónico no debería reconstruirse después de que haya comenzado el transporte ni generarse posteriormente a partir de información dispersa.
La documentación debe poder prepararse antes del inicio efectivo del servicio y el sistema utilizado debe mantener registro de cuándo se crea el documento y de las modificaciones posteriores.
No se trata solo de tener un programa que “haga el DeCA”
La empresa necesita tener organizada previamente la información necesaria para poder generarlo correctamente.
En una expedición pueden intervenir datos y documentos como:
- cargador;
- transportista;
- origen y destino;
- mercancía;
- peso;
- vehículo y matrícula;
- albaranes;
- pesadas;
- tickets;
- otros documentos relacionados.
Cuando esta información está repartida entre hojas de cálculo, correos electrónicos, carpetas y distintas personas, preparar cada transporte puede convertirse en un proceso manual y repetitivo.
Cuando está centralizada desde el principio, el documento puede generarse dentro del propio flujo de gestión de la expedición.
3. Un PDF cualquiera no es necesariamente un DeCA válido
Otro de los errores que conviene evitar es pensar que digitalizar el documento significa simplemente convertir un papel en PDF.
No es así.
El documento debe tener generación nativa digital, es decir, crearse a partir de la información registrada dentro de la aplicación informática utilizada para gestionar el transporte.
Por tanto, escanear posteriormente un documento en papel no equivale a generar correctamente el documento electrónico.
Qué debes comprobar en la solución utilizada
- Que el documento se genere digitalmente.
- Que pueda generarse en formato PDF.
- Que se registre la fecha y hora correspondiente.
- Que incorpore el código QR exigido.
- Que exista una URL individual asociada al documento.
- Que pueda consultarse cuando sea necesario.
- Que se mantenga la trazabilidad de las modificaciones.
Por eso, cuando una empresa evalúe una herramienta, la pregunta no debería ser únicamente:
“¿Este software genera un PDF?”
La pregunta correcta es si permite gestionar el documento electrónico con los requisitos necesarios y mantenerlo relacionado con la operación de transporte correspondiente.
Puedes consultar los requisitos técnicos en la Resolución de 5 de junio de 2026 publicada en el BOE .
4. Cargador y transportista deben saber quién hace qué
Prepararse para octubre no es únicamente una cuestión tecnológica.
También obliga a revisar cómo se organiza internamente cada transporte.
Cuando participan varias empresas, departamentos o personas, debe quedar claro quién crea la expedición, quién incorpora la información, quién la revisa y cómo llega la documentación al conductor.
Crear el expediente
Registrar la operación de transporte y los datos iniciales necesarios.
Completar la información
Incorporar empresa, ruta, mercancía, vehículo y demás datos asociados al transporte.
Revisar los datos
Comprobar que la información necesaria está disponible antes de iniciar el servicio.
Generar el documento cuando corresponda
En los transportes sujetos a la normativa, preparar el DeCA con la información de la expedición.
Mantener la trazabilidad
Registrar cambios, documentación y versiones relacionadas con el transporte.
Este enfoque permite entender el DeCA como parte del expediente de transporte y no como un documento aislado que alguien debe preparar en el último momento.
5. El trabajo no termina cuando el camión llega a destino
Una vez realizado el transporte, la información sigue siendo importante.
La empresa necesita poder conservar la documentación correspondiente y recuperarla posteriormente cuando sea necesario.
Hazte esta pregunta
Si dentro de varios meses necesitas revisar un transporte concreto, ¿puedes encontrar toda la información de esa operación sin reconstruirla a partir de correos, carpetas y hojas de cálculo?
Una gestión documental organizada debería permitir localizar una expedición mediante información como:
- fecha;
- empresa;
- transportista;
- matrícula;
- origen y destino;
- mercancía;
- referencia de la expedición.
Y, dentro de ese mismo expediente, consultar los documentos asociados: albaranes, pesadas, tickets, documentación de la mercancía y, cuando corresponda, el DeCA.
Digitalizar no significa simplemente dejar de usar papel
El verdadero cambio consiste en pasar de documentos dispersos a transportes trazables.
Entonces, ¿qué deberías tener preparado antes del 5 de octubre?
Cada empresa parte de una situación diferente, pero antes de octubre convendría haber revisado al menos estos puntos.
Checklist antes de octubre
- Identificar qué transportes requieren DeCA.
- Determinar quién introduce y valida los datos.
- Organizar la información necesaria antes de iniciar cada servicio.
- Comprobar que la herramienta utilizada cumple los requisitos técnicos.
- Definir cómo recibe el conductor la documentación.
- Prever cómo se registran las modificaciones.
- Organizar la conservación y recuperación posterior de cada expediente.
Si quieres revisar específicamente las novedades normativas, puedes consultar también nuestro artículo sobre qué cambia en el transporte de mercancías a partir del 5 de octubre .
El DeCA es solo una parte de la gestión de tus transportes
Trázaro permite registrar y llevar el seguimiento documental completo de tus transportes nacionales e internacionales, incluidos los movimientos de mercancía propia.
En cada expediente puedes reunir empresas, rutas, mercancías, vehículos, pesadas, tickets, albaranes y demás documentación asociada.
Y, cuando en un transporte nacional corresponda aplicar el reglamento, puedes preparar y generar el DeCA en PDF, enviarlo al conductor y conservarlo con código QR, historial de versiones y trazabilidad.
Conocer Trázaro TransporteDudas sobre el reglamento de transporte antes de octubre
Resolvemos algunas de las preguntas que más pueden surgir a las empresas antes del 5 de octubre de 2026.
¿Qué cambia el 5 de octubre de 2026?
¿Todos los transportes de mercancías necesitan DeCA?
¿Puedo escanear un documento en papel y utilizarlo como DeCA?
¿Cuándo debe generarse el DeCA?
¿El DeCA tiene que incluir código QR?
¿Trázaro sirve únicamente para transportes que necesitan DeCA?
¿Qué información puedo guardar en un expediente de transporte?
No esperes al 5 de octubre para organizar tus transportes
El cambio normativo puede ser una oportunidad para revisar cómo gestiona tu empresa cada expedición, dónde guarda la documentación y cómo mantiene la trazabilidad de sus operaciones.
Descubrir Trázaro TransporteEste contenido tiene carácter informativo. Para determinar las obligaciones aplicables a una operación concreta debe atenderse a la normativa vigente y a las características específicas del transporte.