El 5 de octubre de 2026 cambia la forma en la que debe gestionarse el documento de control administrativo en el transporte público de mercancías por carretera. Desde esa fecha, cuando este documento sea exigible, deberá utilizarse necesariamente en formato digital.
Este cambio está generando dudas entre transportistas, cargadores, empresas industriales, almacenes, distribuidores y compañías que contratan transporte de mercancías: ¿qué es exactamente un DeCA?, ¿quién debe prepararlo?, ¿qué información debe incluir?, ¿es suficiente un PDF?, ¿tiene que llevar código QR?, ¿puede llevarlo el conductor en papel?, ¿qué ocurre si cambian los datos durante el viaje?
La respuesta requiere diferenciar dos cuestiones. El documento de control administrativo ya existía antes de octubre de 2026. Lo que establece la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, es su digitalización obligatoria. Posteriormente, la Resolución de 5 de junio de 2026 concreta cómo deben funcionar los sistemas que lo generan y qué características debe reunir el documento electrónico.
Respuesta rápida: ¿qué cambia el 5 de octubre de 2026?
A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo exigible para determinados transportes públicos de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital.
Ese documento electrónico se denomina habitualmente DeCA, Documento electrónico de Control Administrativo. Debe generarse antes del inicio efectivo del servicio, contener los datos obligatorios del transporte, generarse de forma nativa digital en PDF, incorporar un código QR asociado a una URL única y poder descargarse durante una inspección en carretera.
¿Qué es un DeCA en el transporte de mercancías?
DeCA significa Documento electrónico de Control Administrativo. Es la versión digital del documento administrativo que debe acompañar determinados transportes públicos de mercancías por carretera.
Su función es permitir que la Administración pueda identificar y comprobar los elementos esenciales de una operación de transporte: quién contrata el servicio, quién realiza efectivamente el transporte, de dónde sale la mercancía, adónde va, qué mercancía se transporta, su peso, la fecha del transporte y el vehículo utilizado.
Por tanto, el DeCA no debe confundirse con un simple albarán, una factura o un documento interno de la empresa. Su naturaleza es administrativa y responde a las obligaciones previstas para el transporte público de mercancías por carretera.
La normativa que regula su contenido parte de la Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre. La digitalización obligatoria deriva de la Ley 9/2025 y las características concretas del documento electrónico y de los sistemas utilizados para generarlo se desarrollan en la Resolución de 5 de junio de 2026.
¿Qué cambia exactamente el 5 de octubre de 2026?
El cambio fundamental es que el documento de control administrativo deja de poder gestionarse únicamente en el formato tradicional cuando resulte obligatorio y pasa a ser necesariamente digital.
La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible, establece que el documento regulado por la Orden FOM/2861/2012 deberá ser necesariamente digital a los diez meses de la entrada en vigor de la ley. Ese plazo conduce al 5 de octubre de 2026.
Hablar del “nuevo reglamento de transporte de octubre” resulta útil para identificar el cambio, pero jurídicamente no se crea un documento totalmente nuevo el 5 de octubre. El documento de control ya existía; lo que pasa a ser obligatorio es su formato digital.
Además, digitalizar el documento no significa simplemente sustituir una hoja en papel por cualquier archivo PDF. La Resolución de junio de 2026 establece condiciones concretas para que el documento electrónico sea válido.
¿Quién está obligado a emitir o disponer del DeCA?
La Orden FOM/2861/2012 establece que el documento de control administrativo se utiliza en los transportes públicos de mercancías por carretera incluidos dentro de su ámbito de aplicación.
Los dos sujetos expresamente obligados a formalizar el documento son:
Cargador contractual
Es la persona física o jurídica que contrata directamente con el transportista efectivo el transporte del envío.
Puede ser el cargador efectivo, otro transportista, una agencia, transitario, operador logístico, almacenista-distribuidor u otra empresa que contrate habitualmente transporte.
Transportista efectivo
Es la persona física o jurídica titular de la autorización al amparo de la cual se realiza materialmente el transporte.
Es decir, quien efectivamente ejecuta la operación de transporte.
Esta distinción es especialmente importante para empresas que no se consideran a sí mismas “empresas de transporte”. Una industria, distribuidor, empresa forestal, almacén, fabricante o empresa comercializadora puede intervenir como cargador contractual y, por tanto, tener obligaciones vinculadas a la documentación del transporte.
Si tu empresa trabaja específicamente con productos forestales o madera, puedes ampliar cómo organizar esta operativa en nuestra página sobre software de transporte para el sector forestal y de la madera.
¿Todos los transportes de mercancías necesitan DeCA?
No. La Orden FOM/2861/2012 contempla determinadas exenciones. Entre ellas se encuentran, entre otros casos, determinados transportes para los que no sea preceptivo un título habilitante, mudanzas, transporte de vehículos accidentados o averiados mediante vehículos especiales y determinados servicios de paquetería.
También debe analizarse la documentación utilizada en cada operación, ya que la normativa permite que una carta de porte u otro documento de transporte pueda servir como documento de control si cumple los requisitos legales aplicables y contiene todos los datos obligatorios.
¿Qué datos debe contener un DeCA?
Para el transporte público de mercancías, el documento debe recoger los datos esenciales establecidos en el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012.
Cuando resulte aplicable una autorización especial de circulación, también deberá consignarse la identificación correspondiente. Además, pueden incorporarse observaciones, reservas u otras indicaciones cuando los sujetos intervinientes lo soliciten.
Un documento no se convierte automáticamente en DeCA porque lleve el título “DeCA”. Lo relevante es que contenga los datos exigibles y cumpla las características técnicas establecidas para el documento electrónico.
¿Qué requisitos debe cumplir un DeCA digital?
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece unas características concretas tanto para el documento como para la aplicación utilizada para generarlo.
¿Vale escanear el documento que antes utilizaba en papel?
No. La resolución establece expresamente que el fichero debe generarse de manera nativa digital a partir de los datos estructurados de la aplicación informática.
Por tanto, no se consideran válidos como DeCA los archivos obtenidos simplemente mediante el escaneo de un documento de papel o mediante imágenes digitalizadas.
¿El DeCA tiene que ser un PDF?
Sí. El documento electrónico debe materializarse en un archivo PDF de un tamaño máximo de 5 MB.
Ese fichero debe incorporar además los metadatos correspondientes a su fecha y hora de creación y, cuando exista una modificación, a la fecha y hora de dicha modificación.
¿Por qué necesita un código QR?
El código QR permite acceder a la dirección web individual correspondiente al documento.
Cada DeCA debe disponer de una URL única y específica. El QR incluido en el PDF debe dirigir a esa dirección para permitir el acceso al archivo correspondiente.
¿Cómo debe funcionar la URL del DeCA?
La URL debe utilizar una conexión segura HTTPS y permitir la descarga directa del PDF durante la realización del servicio.
La normativa permite incorporar mecanismos de seguridad como tokens, cifrado o claves, pero estos mecanismos no pueden impedir el acceso necesario durante una inspección.
Transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio, la normativa permite desactivar la descarga a través de esa URL concreta, aunque esto no elimina la obligación general de conservación del documento.
¿Qué tiene que llevar el conductor durante el transporte?
Una vez generado el DeCA y antes del inicio efectivo del servicio, debe facilitarse una copia al conductor.
La normativa permite dos posibilidades:
Copia electrónica
El conductor puede llevar y mostrar el documento desde un dispositivo móvil.
Copia impresa
También puede llevar una copia impresa en papel, siempre que contenga el código QR correspondiente.
Por tanto, la digitalización obligatoria del documento no significa que el conductor tenga prohibido llevar una copia en papel.
Lo importante es que exista previamente el DeCA digital válido. La copia física es simplemente una forma permitida de llevar el documento durante el servicio.
En una inspección, el conductor podrá presentar el DeCA con su QR o, en su defecto, el propio código QR.
Si se lleva una copia impresa, las modificaciones manuscritas realizadas sobre ese papel no se consideran una modificación válida del DeCA.
¿Qué ocurre si hay que modificar el DeCA durante el transporte?
Durante una operación pueden producirse cambios: por ejemplo, puede ser necesario actualizar determinados datos o producirse un cambio de vehículo.
La Resolución contempla dos formas de realizar una modificación válida:
Modificar el fichero existente
Se incorporan los nuevos datos al PDF existente, indicando el motivo del cambio y conservando los datos anteriores claramente identificados como no válidos.
En este supuesto se mantiene la misma URL y el mismo código QR.
Generar un nuevo fichero
Se genera un nuevo PDF que incorpora todos los datos actualizados.
Al tratarse de un fichero diferente, tendrá una nueva URL y un nuevo código QR. Además, debe conservarse el documento original para mantener la trazabilidad del cambio.
Hacer llegar el documento al conductor
Tanto si se modifica el PDF existente como si se genera uno nuevo, debe proporcionarse al conductor el documento actualizado.
Esto refuerza una idea importante: gestionar correctamente el DeCA no consiste solo en crear un PDF antes de que salga el camión. También requiere disponer de un proceso que permita actualizar, conservar y localizar la documentación de cada transporte.
El reto no es crear un PDF. Es integrar el DeCA en la operativa diaria.
Trázaro permite mantener la información de cada expedición, empresas, vehículos, mercancías, pesadas y documentación relacionada dentro del mismo transporte y utilizar esa información cuando corresponde preparar el DeCA.
Ver Trázaro Transporte¿Cómo cumplir con el DeCA a partir del 5 de octubre?
Para preparar la empresa no basta con comprobar que existe una herramienta capaz de crear documentos PDF. Conviene revisar el proceso completo desde que se contrata el transporte hasta que la documentación queda archivada.
Identifica qué transportes están sujetos al documento de control
Revisa qué operaciones de tu empresa entran dentro del ámbito del transporte público de mercancías por carretera y qué posibles exenciones pueden ser aplicables.
Determina qué papel tiene tu empresa
Comprueba si intervienes como cargador contractual, transportista efectivo o en otra posición dentro de la operación. No des por supuesto que la obligación corresponde únicamente a “la empresa de transporte”.
Define quién aporta cada dato
Establece cómo se recogen los datos del cargador, transportista, origen, destino, mercancía, peso, fecha y vehículo y quién es responsable internamente de comprobarlos.
Utiliza un sistema capaz de generar el DeCA correctamente
El sistema debe trabajar con datos estructurados y generar el fichero de forma nativa digital, con los requisitos establecidos para el PDF, QR, URL y trazabilidad temporal.
Genera el documento antes de iniciar el servicio
El DeCA debe existir antes del inicio efectivo del transporte. El sistema debe registrar cuándo se ha creado.
Facilita el documento o QR al conductor
Comprueba que el conductor puede acceder a la copia correspondiente y presentarla durante una inspección.
Define cómo se gestionan las incidencias
La empresa debe tener claro qué ocurre si cambia un dato durante el servicio y cómo se hace llegar al conductor el documento actualizado.
Conserva el documento y su histórico
Cargador contractual y transportista efectivo deben garantizar la conservación del fichero electrónico durante al menos un año en los términos previstos en la resolución.
¿Puede utilizarse una carta de porte como DeCA?
La normativa admite que puedan utilizarse formatos correspondientes a otros documentos de transporte, incluidas determinadas cartas de porte u otros documentos previstos para documentar un servicio.
Pero existe una condición esencial: el documento utilizado debe contener todos los datos exigidos por la Orden FOM/2861/2012 y cumplir los requisitos del documento electrónico cuando se utilice como DeCA.
Especialmente, deben aparecer identificados de manera expresa y diferenciada el cargador contractual y el transportista efectivo.
¿Se pueden incluir varios transportes en un mismo DeCA?
Sí, la Resolución permite agrupar varios servicios en un único DeCA en determinados supuestos.
En transporte público de mercancías puede hacerse cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos los envíos agrupados.
Aun así, cada envío debe quedar claramente identificado, incluyendo especialmente su origen, destino, naturaleza de la mercancía y peso, además de cualquier otro dato que sea diferente entre los distintos envíos.
Por tanto, agrupar operaciones puede simplificar determinados procesos, pero no puede hacer que se pierda la identificación individual de cada envío.
¿Es obligatorio firmar electrónicamente el DeCA?
No como regla general. La propia Resolución de 5 de junio de 2026 aclara que la firma del documento de control administrativo no es un requisito obligatorio para su validez.
Otra cuestión distinta es que el mismo documento se utilice también con una finalidad contractual o que, por la operativa o normativa aplicable, sea necesario incorporar firmas.
En esos casos, la resolución establece que deberá utilizarse como mínimo una firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS, siendo también válida la firma electrónica cualificada.
Errores frecuentes al preparar el cambio al DeCA
¿Cómo puede ayudar Trázaro a gestionar el DeCA?
El cambio normativo plantea un problema que va más allá de generar un documento: muchas empresas tienen actualmente la información del transporte repartida entre correos electrónicos, hojas de cálculo, albaranes, fotografías, tickets de pesada, mensajes y programas diferentes.
Trázaro Transporte está orientado a centralizar la información de cada expedición y mantener relacionados los datos y documentos de la operación.
Dentro de una misma expedición pueden mantenerse asociados elementos como empresas, rutas, mercancías, vehículos, pesadas, tickets, albaranes y documentación del transporte. Cuando una operación necesita DeCA, parte de esa información ya registrada puede utilizarse dentro del flujo de preparación del documento.
Esto cobra especial relevancia en empresas que gestionan un volumen elevado de transportes o en sectores como el forestal y la madera, donde pesadas, orígenes, destinos, vehículos y documentación forman parte habitual de cada carga.
Preguntas frecuentes sobre DeCA y el cambio del 5 de octubre
¿Qué significa DeCA?
DeCA significa Documento electrónico de Control Administrativo. Es el documento digital utilizado para recoger los datos administrativos exigibles en determinados servicios de transporte público por carretera.
¿Cuándo pasa a ser obligatorio el DeCA digital?
El documento de control administrativo exigible para el transporte público de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital a partir del 5 de octubre de 2026, de acuerdo con la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible.
¿Todos los transportes de mercancías necesitan DeCA?
No. La obligación depende del tipo de transporte y de la normativa aplicable. La Orden FOM/2861/2012 establece su ámbito de aplicación y contempla determinados supuestos exentos.
¿Una empresa que no es transportista puede estar afectada?
Sí. La obligación de formalizar el documento corresponde tanto al transportista efectivo como al cargador contractual. Por eso una empresa industrial, comercializadora, distribuidora o forestal que contrate directamente el transporte puede tener responsabilidades documentales aunque no realice físicamente el transporte.
¿Puede hacerse un DeCA escaneando el documento en papel?
No. El fichero debe generarse de forma nativa digital a partir de los datos estructurados gestionados por la aplicación. La Resolución de 5 de junio de 2026 excluye los documentos obtenidos simplemente mediante escaneo o imágenes digitalizadas.
¿El DeCA debe llevar código QR?
Sí. El PDF debe incorporar un código QR relacionado con la URL única y específica del documento. El QR también puede estar disponible adicionalmente como un fichero independiente.
¿El conductor puede llevar el DeCA en papel?
Sí. Aunque el documento debe haberse generado digitalmente, el conductor puede llevar una copia electrónica en un dispositivo móvil o una copia impresa que contenga el código QR.
¿Tiene que firmarse electrónicamente el DeCA?
No como requisito general de validez. La firma solo adquiere relevancia cuando el documento se utiliza también con una finalidad contractual o existe otra razón normativa u operativa para incluirla.
¿Cuánto tiempo hay que conservar un DeCA?
Los cargadores contractuales y transportistas efectivos deben garantizar la conservación de los ficheros electrónicos generados durante al menos un año, conforme a la Resolución de 5 de junio de 2026.
¿Puede modificarse un DeCA una vez iniciado el transporte?
Sí, pero debe utilizarse uno de los procedimientos establecidos por la normativa: modificar el fichero existente manteniendo el histórico de los datos o generar un nuevo PDF, nueva URL y nuevo QR conservando el documento original. El documento actualizado debe hacerse llegar al conductor.
¿Una carta de porte puede servir como DeCA?
Puede utilizarse un formato previsto para otros documentos de transporte siempre que contenga todos los datos exigidos por la normativa y cumpla los requisitos necesarios para actuar como documento electrónico de control administrativo.
¿Tu empresa está preparada para el DeCA?
Si gestionas transportes y todavía utilizas información repartida entre documentos, correos, hojas de cálculo o diferentes personas del equipo, el cambio de octubre es un buen momento para revisar todo el proceso.
Trázaro Transporte permite centralizar la información y documentación de cada expedición y preparar el DeCA cuando corresponda sin reconstruir la operación desde cero.
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